Overview: Explain the PC file organizing system which enable you to search the required file in a blink of time.
PCで作ったファイルの分類方法というとフォルダーに分類するというのが主流のようです。しかし、これにはいろいろと問題があります。
フォルダーを使った整理法の問題点
フォルダー構造にない切り口でファイルを集めるのが大変
フォルダーを使ってファイルを整理する場合、フォルダーの階層や名前はある時点での自分(たち)の置かれた状況、思想を反映して作られることになります。
例えば機械メーカー営業部門の社内サーバーに客先ごとのフォルダーを作り、そのフォルダーの中に各商談について引き合い、商談、契約、アフターサービスというフォルダーを作ってファイルを整理したとします。
仮に客先が100社、それぞれに案件が10個合ったとすると、フォルダーの数は最低でも100×10×4=4,000個!
そして、例えば「これまでの25Gの商談におけるライバルの状況を過去に遡って調べたい」としたら?
(ちなみに、25Gというのは、架空の機種名です)
他に頼るものが何もないとしたら、まずは100社のフォルダーをすべて開け、機種を確認して25Gのフォルダーをすべて開け、さらにその中の引き合い、商談のフォルダーをすべて開け、と、まさにフォルダー開け地獄。
しかも、そうやって作業をしてもファイル見落としのリスクは避けられません。
(実はこれ、わたしが昔メーカーの営業にいたときによくあったのです)
世の中も人の考え方もどんどん変わっていくので、フォルダー構造のメンテが追いつかない
例えば前項の例なら、その是非はともかくとして客先、機種に関係なく「引き合い、商談、受注、アフターサービスのそれぞれを同じフォルダーにまとめてしまおう」という考え方もあります。
がしかし、一回前項のようなフォルダー体系を作り上げてしまったら、このような構造変更をするには膨大な手間がかかりますので、実行するのは大変です。
そうなると必要な変更は後回しとなり、状況の変化にフォルダー体系が追いつけない、という事態が往々にして発生します。
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